職位描述

CS & L EXECUTIVE

Key responsibilities:

• Execute the outbound Customer Service and order management to first trade customer including order placement, invoicing, and customer complaints processes

• Ensure the integrity of Material Master and Customer data (for logistics movements and order/invoice processing) within the local systems used

• Inform distributors/customers and LSPs of planned inbound supply and instruct of stock shortages or stock-outs that will impact supply

• Generate/identify stock-at-risk due to shelf-life/saleable date expiration; manage any required product returns to site.

• Liaise between the multiple Supply Chain Planning teams (Regional, Local) and the LOC to consolidate and implement required actions on stock-at-risk, including implementation of write-off across required functions

• Manage local processes and liaise with LSPs, GSK Regulatory and local authorities to manage logistics activities for Pack Changes, Discontinuations, first-time new product importation, free samples, clinical trial deliveries, Tender samples etc

• Initiate internal processes to flag missing, out-of-spec, or damaged inbound stock and support through investigations with LSP/LOC/SCP

• Liaise with central Move Product functions (e.g. Control Tower, site dispatch teams) to ensure complete documentation to support inbound flow of product

• Coordination and execution of ad-hoc and/or regular subcontract packing, including re-work, conversion and combination of packs.  Manage the scheduling of subcontract packing, the physical provision of required materials and communication back into Supply Chain/Commercial of product availability.  Ensure visibility of inventory to Supply Chain throughout repacking process.

• Execute logistics activities in compliance with GSK Quality and EHS standards 

Customer Service 

• Support continuous improvement of OTIF (on time in full) performance for the market 

• Support rationing of product where supply is constrained

• Collaborate with all business teams to resolve customer service issues 

• Provide Customer Support activities (where applicable) including order processing, responding to 1st trade  customer and patient queries, stock return management and complaints resolution

• Note: “1st trade customer” refers to the customer or partner who purchases the product from GSK, ie: distributors and wholesalers

• Familiar with daily sales order entry for China Rx including all kinds of types of orders, i.e. normal order, sample order, goods return/recall/replacement.

• Check all documents before key in goods return/recall/replacement, sample orders, and make sure each entry follows related SOP.

• Be responsible the daily sales order entry and order operation for China Rx

• Be responsible the daily sales for China Rx under HK’s sales order by total quantity consistent with Dummy record.

• Perform order shipment requests to LSP and make sure delivered orders are correct with the instructions.

• Be responsible for master file set up under China and HK area; including customer, products, warehouse, cost center, accounting code, etc. To ensure the business requirements from finance and business side can be meet.

•  

3rd Party Management

• Day-to-day issues resolution including stock reconciliation and system interface issues

• Drive continuous improvement projects related to compliance, quality, cost and service

• Capacity management of GSK product in supplier / distributor warehouses

• Gemba of supplier / distributor facilities 

• Placement of service orders with LSPs according to relevant Grant of Authority (GOA)

Local Stock Management

• ‘First point of contact’ for communicating supply availability to Commercial (remark: in China Supply team is the customer interface to Commercial while CS&L will also feedback Commercial queries about short term product supply availability for both local and import product)

• Collaboration with Supply Hub to share intelligence on local market requirements (eg: contractual stock levels), align on supply (eg: SCIM updates), and request expediting of shipments where necessary to meet critical patient demand

• Monitoring of inbound shipments including tracking due and past-due shipments, progress through customs clearance and quality release etc

• Processing write-offs and arranging secure physical destruction

Repacking 

• Adherence to Policy 404 

• Ensure that repacking operations are carried out in line with GSK Quality guidelines

• Supplier Relationship Management (including performance management) with repacking supplier

• Schedule and prioritise repacking activity and manage any backlog 

• Proactively notify supply hub on backlog status  

• Track and root cause late repacking completion and put in place mitigation plans

• Procure and manage repacking materials (where applicable)

Channel Management

• Complete and maintain segmentation of trade market into individual customer channels (where applicable)

• Monitor channel inventory (beyond 1st trade customer) and understand trade inventory stocking policies and dynamics at second tier (where applicable)

• Participate in initiatives to drive channel management maturity in own market, aligned with regional strategy (where applicable)

Core Commercial Cycle

• Provide market intelligence at Pre-DRM Meetings, such as channel buying behaviours (where applicable)

• Provide market intelligence as an input to sales history cleansing for statistical forecast models(where applicable) 

Performance Management

• Participate in local visual office / visual metrics aligned with the regional standard, and ensure appropriate escalations via lead/ cluster / regional performance management

• Monitor KPI trends and conduct interventions where performance is off track

• Ensure appropriate project governance is in place, including developing Tactical Implementation Plans (TIPs) and tracking milestone delivery

Financial Management

• Validation of invoices against services provided and contractual rate cards

• Identify and realise cost-to-serve savings

• Drive Cost to Serve improvements

Safety, Quality, and Compliance 

• Enforce GSK quality, safety, ABAC and other relevant standards

• Ensure adherence to global supply chain SOPs

• Develop, implement, and continuously improve local SOPs

• Conduct Level 1 audits of key local supply chain processes and support Level 2 / External Supply / CAG audits. Drive CAPAs owned by CS&L

• Ensure appropriate risk management processes are in place and in use, including Business Continuity Plans, Distribution Risk Assessments, Risk Maps etc

• Coordination of Recall logistics

• Manage QRC reporting activities and reviews

Job Requirment:

1. Bachelor's degree, marjor in Chemistry or Medical is preferred.
 2. CET-6, good English skill in both written and oral communication.
 3. At least 5 years related working experience.